Lovpålagt for bedrifter
Som bedriftt har man en del regler og lover man skal forholde seg til. Arbeidstilsynet og Datatilsynet er kontrollorgan som sørger for at lovverket følges opp og etterleves. Uten å spesifisere lovpålegget for enkelte bransjer, har du her en oversikt over noe av det som gjelder av lovpålegg for de fleste bedrifter.
Varslingsrutiner
Varsling er lovregulert for virksomheter som har ansatte og innleid arbeidskraft. Det skal derfor utarbeides rutiner for varsling, og som må følges opp av arbeidsgiver. Ved forhold som er kritikkverdige på arbeidsplassen, skal man varsle. Dette er regulert i arbeidsmiljøloven.
Det er ledelsen sitt ansvar å forpliktelse å sørge for at rutiner for varsling er på plass i virksomheten. Forhold som er kritikkverdige i egen virksomhet kan f.eks være brudd på retningslinjer, lover og regler eller alminnelige etiske normer rundt for eksempel personvernet, arbeidsforhold, fare for liv, helse, klima og miljø med mer.
Her finner du det du trenger for å ivareta lovpålegget rundt varslingsrutiner.
Daglig leders rapportering
Som daglig leder har du et rapporteringsansvar til styret på økonomisk utvikling. Aksjeloven § 6-15 viser daglig leders plikter overfor styret.
Redegjørelser for bestemte saker kan også kreves av det enkelte styremedlem, og rapportering fra daglig leder bør derfor etterfølges ihht til kravene. Styret har også et tilsyn og forvaltningsansvar, og bør derfor behandle dette på en betryggende måte.
Dersom selskapets styre består kun av en person, og denne personen er identisk med daglig leder, vil vi råde vedkommende til å formalisere rapporteringen med skriftlige protokoller slik at man i ettertid kan dokumentere innholdet, og at plikten er overholdt.
Her finner du et verktøy for daglig leders rapportering
GDPR
GDPR er pålagt for alle virksomheter som behandler personopplysninger.
Ved å dokumentere GDPR arbeidet og varslingsrutiner viser dere at virksomheten følger lovverket og gjør tiltak for å sikre personvernet.
GDPR medfører at personer kan føle seg trygge på virksomheten ivaretar personvernet, trygger virksomhetens renomme og tillit, samt bidrar til nedskalering av mulige hendelser.
Man må spesielt tenke på digitale angrep. Hacking, hvor informasjon som kan forsvinne kan benyttes til svindel, videresalg og mulig utpressing.
Har man ikke rutiner på plass ved digitale angrep kan konsekvensene bli store. Lovpålagt GDPR dokumentasjon beskytter også virksomheten mot mulige bøter og sanksjoner.
Her kan du lese mer om hva vi kan bidra med rundt GDPR.
HMS – Helse. Miljø og Sikkerhet
HMS skal dokumenteres i omfang og form som er nødvendig basert på aktiviteter, virksomhetens art, størrelse og risikoforhold.
Helse og miljøsikkerhet er regulert i arbeidsmiljøloven, og gjennomføring av tiltak tilknyttet HMS arbeidet er det viktigste i bedriften.
Det er virksomhetens ledelse som må sørge for at lovpålagt HMS overholdes.
HMS arbeidet trenger ikke å være omfattende for småbedrifter dersom det er lite risikofylt aktivitet i bedriften. Det viktigste er at dette ivaretas, tilpasses din virksomhet og dokumenteres.
Her er det vi leverer for minstekravene rundt HMS
Oppsigelse av arbeidsforhold, endringsoppsigelse og permittering
Det er faste og lovregulerte regler for hvordan en oppsigelse skal skje.
For at oppsigelsen skal være saklig, må den være begrunnet i forhold både til virksomheten, arbeidsgiveren og den ansatte.
Under prøvetid vil det være mulig å begrunne oppsigelsen i manglende tilpasning til det faglige, arbeidsoppgaver, eller pålitelighet rundt arbeidsforholdet.
Her finner du et dokument for oppsigelse av arbeidsforhold
For å gi en endringsoppsigelse kreves det en saklig grunn, og reglene er de samme som en ordinær oppsigelse.
Dette reguleres i arbeidsmiljøloven § 14-8. Endringer i arbeidsforholdet. Endringsoppsigelse er en endring av en eksisterende avtale.Det er arbeidsgivers, arbeidstaker eller forhold i virksomheten som gjør at man ser behov for endringsoppsigelse.
Her finner du et dokument for endringsoppsigelse
Årsaken til permittering kan være basert på driftsstans, kostnadsreduksjoner, lønnskostnader ordreinngang eller innskrenkning.
Permittering kan være todelt- hel permittering eller delvis permittering. Uansett må det foreligge en saklig grunn knyttet til permitteringen, og forhold som ligger til grunn må kunne knyttes til bedriften, ikke den ansatte. Arbeidstaker er ved permittering fritatt for arbeidsplikt i permitteringsperioden.
Permittering kan være todelt- hel permittering eller delvis permittering. Uansett må det foreligge en saklig grunn knyttet til permitteringen, og forhold som ligger til grunn må kunne knyttes til bedriften, ikke den ansatte. Arbeidstaker er ved permittering fritatt for arbeidsplikt i permitteringsperioden.
Arbeidsavtale
I alle arbeidsforhold skal det inngås skriftlig avtale. Dette gjelder uansett arbeidsforhold, og hvor lang tid arbeidsforholdet varer. Avtalen skal beskrive rettigheter og plikter for begge parter. Altså som arbeidstaker og arbeidsgiver. En arbeidsavtale skal dekke lovens minstekrav i forhold til innhold og krav i arbeidsmiljøloven§ 14-6. Det stilles nye krav til innhold i arbeidsavtaler som inngås 1. 07. 2024 eller senere.
Her finner du et dokument på arbeidsavtale, sjekkliste og veileder iht. til nye krav.
Medarbeidersamtale
En medarbeidersamtale er en personlig samtale mellom medarbeider og leder. Denne samtalen skal være adskilt fra daglig omgang og daglig samtale.
Medarbeidersamtalen er regulert i § 4 i AML (Arbeidsmiljøloven) og skal skje minst en gang pr. år.
Medarbeidersamtalen er i grunnen ikke direkte lovpålagt, men er til for at begge parter skal gi tilbakemelding, og avklare forhold i arbeidssituasjonen.
Det ligger føringer i arbeidsmiljøloven at det er et krav til til medvirkning, utvikling og det psykososiale arbeidsmiljøet.
Vi har veiledere, dokumenter og verktøy for praktisk gjennomføring av medarbeidersamtaler.
Styrearbeid
Øverste ledelse i selskapet er styret. Oppgavene til styret er regulert i aksjelovens § 6-12. Styret har ansvaret for at det fastsettes planer, retningslinjer, budsjett og forsvarlig organisering av driften. Styret skal derfor selv ha en ”aktiv” rolle i selskapets ledelse, selv om styret er eksternt og ikke er i daglig drift.
I tillegg til dette kommer styrets kontrollfunksjon, hvor bla. økonomi ( regnskap ) og formuesforvaltning er i varetatt for kontroll.
Her finner du du et sett av dokumentmaler for praktisk styrearbeid
Innkalling til generalforsamling
Når tiden har kommet til den årlige generalforsamlingen i aksjeselskaper og allmennselskaper, så skal det sendes en formell innkallelse til de innkallingen gjelder for. Det er viktig at formalia og vedtekter følges ved innkallingen. Kort fortalt så skal innkallingen følge aksjelovens § 5-10.
Her finner du et dokument med innkalling til generalforsamling.
Styreprotokoll
Aksjeloven § 5-16 og aksjeloven § 6-29 krever at møtelederen skal sørge for at det føres protokoll for over styrebehandlede saker og gjennom generalforsamling.
Det anbefales at styremøteprotokollen holdes tilgjengelig for selskapets aksjeeiere og at den oppbevares på en betryggende måte. Etter deltagelse i en styrebehandlet sak eller generalforsamling, så skal styremøteprotokollen som hovedregel underskrives.
Her får du et eksempel og mal på styreprotokoll, med riktig formalia.
Kapitalnedsettelse eller kapitalforhøyelse
Kapitalnedsettelse eller kapitalforhøyelse skal kunngjøres i Brønnøysundregistrene og meldes til foretaksregistret innen to måneder etter generalforsamlingens beslutning. Først etter at styret har fremmet forslag om kapitalforhøyelse eller kapitalnedsettelse, er det er generalforsamlingen i et selskap som kan utføre.
Eksempler på nedsetting kan være at et beløp skal benyttes til avsetning til fond, utdeling til aksjonærer, sletting av aksjer eller dekke opp underskudd i regnskapet. Ved kapitalforhøyelse er det er flere alternativer til hvordan pengene skal skaffes. Dette kan være aksjonærinnbetalinger, (Skyter inn mer kapital), konvertering av gjeld eller fondsoverføringer. Innbetaling kan være penger eller eiendeler.
Her finner du protokoll for nedsettelse av kapital, og forhøyelse av kapital.
Avvikling av selskap
Å avvikle selskaper er regulert i lovverket. Beskrivelse, reglement og framgangsmåter for avvikling av selskaper og sletting av virksomhet er forskjellig avhengig av organisasjonsform. Vi gjør samtidig oppmerksom på at avvikling av foretak som følge av konkurs omfattes av egne regler.
Hvordan er framgangsmåten og hvilke forhold skal man være oppmerksom på når man avvikler et selskap, vil du finne i vår veileder med beskrivelser og henvisninger til lovverk. Inkludert i veilederen får du også protokoller i forbindelse med avvikling av selskaper.
Fravalg av revisor i AS
Mindre aksjeselskaper kan velge bort revisjon av årsregnskapet. Dette er under visse forutsetninger. I eksisterende selskap er det generalforsamlingen som gir styret slik fullmakt. Her får du et eksempel på protokoll for behandling av fravalg av revisjon.
Stiftelsesdokumenter med vedtekter
Når du skal etablere et AS er det behov for stiftelsesdokument. Dette dokumentet skal inneholde en del informasjon i forbindelsen med stiftelsen av selskapet. Her får du en mal på stiftelsesdokumenter, med vedtekter, i forbindelse med etablering av nytt foretak.
Verneombud
Verneombudet er personen i bedriften som skal ivareta arbeidstakerens interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudet er den som skal påse at virksomheten innretter seg, og holder et vedlikehold av arbeidsmiljøet, slik at arbeidet utføres i samsvar med lovens bestemmelser.
Lovverket sier at verneombud skal velges i virksomheter som har 5 eller flere ansatte.
Her finner du instruks for verneombud.
Håndbøker
Personalhåndbok
En personalhåndbok skal ivareta en rekke praktiske opplysninger om arbeidsforholdet, og denne skal gjøres tilgjengelig for alle ansatte.
Her får du en tilrettelagt personalhåndbok som du tilpasser med bedriftens interne regler, prinsipper, retningslinjer, lovhenvisninger og annen relevant informasjon.
Kvalitetshåndbok
Kvalitetshåndboken er et godt hjelpemiddel og er for øvrig et glimrende verktøy for markedsføring av bedriftens kvalitetsarbeid.
Intensjonen med en kvalitetshåndbok er å beskrive overfor medarbeidere, kunder, leverandører og samarbeidspartnere hvordan man tenker og arbeider med kvalitetsstyring, HMS og internkontroll i bedriften. Håndboken er inndelt i kapitler som gjør det enkelt å etablere, tilpasse og vedlikeholde bedriftens interne rutiner. Her ivaretar du en veileder for de ansatte, samt gir et godt presentasjonsverktøy mot leverandører, samarbeidspartnere og kunder. Leder1 leverer her en standardversjon av kvalitetshåndbok som mal i Word format.
Økonomihåndbok
Det skjer hyppige utskiftninger av ledelse og økonomiansvarlige i bedrifter, organisasjoner og idrettslag. Ved å benytte en økonomihåndbok som gir svar på spørsmål og rutiner om økonomistyring og regnskap, vil det være med å sikre kontinuitet og kompetanse for de som har sentrale roller innenfor ledelse og økonomi. Hos oss får du mal på håndbok som inneholder beskrivelser og kontrollsystem for å ivareta gode rutiner rundt økonomistyring i virksomheten. Håndboken leveres som fil i Word og kan enkelt tilpasses internt.
Avtaler og kontrakter
Her er et utvalg av kontrakter og avtaler du finner på Leder1. Alle dokumentmaler er redigerbare og kan tilpasses.
Kjøp eller salg av virksomhet
Vår avtale om kjøp eller salg av virksomhet / bedrift inneholder det en kjøpekontrakt formelt bør inneholde. Franchise er en organisasjonsform som benyttes i mange bransjer.
Franchise
Franchise er to selvstendige parter som samarbeider, og hvor franchisegiver eier et konsept og har stått for utvikling. I dette settet av dokumenter får du mal på avtale om franchise, sjekkliste for franchiseavtale, og mal på franchisehåndbok.
Kjøp og salg av næringseiendom
Det anbefales alltid at man utarbeider en skriftlig kontrakt for kjøp og salg av næringseiendom. Vår avtale om kjøp av næringseiendom inneholder det en kjøpekontrakt formelt skal inneholde. Kontrakten kan tilpasses etter behov.
Agent og forhandleravtale
I forhold der det skal inngås avtale om salg, hvor den ene parten opptrer som agent eller forhandler, skal det inngås skriftlig avtale mellom partene.
Avtalen skal beskrive og regulere rettigheter og plikter for begge parter. Her får du en agent og forhandleravtale som dekker lovens minstekrav i agenturloven.
Daglig leders arbeidsavtale
Daglig leders arbeidsavtale er som oftest mer omfattende enn standard arbeidsavtale for ansatte. Disse unntakene må fremgå i arbeidsavtalen.
Blant annet så kan dette gjelde klausuler, konkurrentforhold, fraskrivelse av oppsigelse, forretningsstrategier, kundeforhold, produktutvikling mm.
Det stilles nye krav til innhold i arbeidsavtaler som inngås 1. juli 2024 eller senere.Vi gir deg her en dokumentmal på arbeidsavtale for daglig leder.
Fremtidsfullmakt
En fremtidsfullmakt benyttes dersom man i fremtiden trenger hjelp ifm sykdom som sinnslidelser, demens eller annen alvorlig sykdom. Fremtidsfullmakten må være skriftlig. En fremtidsfullmakt kan opprettes hvor for eksempel det er en «fullmaktgiver», den som er syk, og «fullmektig», den som skal ivareta interessene.
I vårt eksempel får du en dokumentmal på fremtidsfullmakt og en veileder med innspill på hvordan innholdet i en fremtidsfullmakt bør være. Malen kan enkelt tilpasses etter behov, og er kvalitetssikret av juridisk personell.
Opsjonsavtale for kjøp av eiendom
En opsjonsavtale gir en rett til å kjøpe eller selge eiendom. Opsjonsavtalen kan også være en forlengelse av nåværende avtale, eller at man inngår avtale hvor en part gis en opsjonsrett. Denne opsjonsavtalen kan tilpasses til internt bruk, spesialtilpasset ved kjøp av fast eiendom.
Det kan i de fleste tilfeller være at styret må godkjenne en opsjon ved å gi fullmakt. Her får du et eksempel på opsjonsavtale for kjøp av fast eiendom.
Instrukser
Vi leverer et bredt utvalg av instrukser og rollebeskrivelser. En instruks er som oftest en del av arbeidsavtalen og skal beskrive oppgavene til den ansatte.
Her er et utvalg av instrukser du finner på Leder1. Vår stillingsinstruks er generell og tilpasses internt i virksomheten.
Her får du en beskrivelse og mal på instruks for styreleder. Her får du en veileder med sjekkliste og instruks som beskriver hvilken rolle en salgssjef skal ha i bedriften. Her har vi en instruks som beskriver hvilken rolle en markedssjef skal ha. Du kan benytte søkefeltet på siden vår for å finne andre typer instrukser.
Forsikringer, pensjonsordninger og bedriftshelsetjeneste
Virksomheter har krav til visse forsikringsordninger og pensjonsordninger (OTP). Spesielt gjelder dette for virksomheter som har ansatte, samt de som utfører risikofylt arbeid. Det er virksomheten selv som er ansvarlig for at dette er på plass.